Missing Link: Digitalisierungswüste? Was die Grafschaft Bentheim besser macht

Digitale Transformation: Ein Blick in die Praxis

Die digitale Dekade der EU zeichnet ein ernüchterndes Bild für Deutschland. In Rankings zu digitalen Bürgerservices liegt die größte Volkswirtschaft des Kontinents unter dem EU-Durchschnitt. Auch bei der Nutzung der elektronischen Identität (eID) belegt Deutschland einen der hinteren Plätze. Häufige Gründe für diese Trägheit sind zersplitterte IT-Strukturen und komplexe Zuständigkeitsfragen zwischen den föderalen Ebenen. Doch der Landkreis Grafschaft Bentheim in Niedersachsen beweist, dass eine moderne Verwaltung kein Wunschdenken bleiben muss.

Erst die Hausaufgaben, dann die Fassade

Ein wesentlicher Fehler bei vielen Digitalisierungsprojekten ist der Fokus auf sichtbare Anwendungen, ohne die internen Abläufe anzupassen. Ein bekanntes Beispiel ist das Projekt „T-City“ in Friedrichshafen, bei dem zwar smarte Technologien eingeführt wurden, die Verwaltungsprozesse im Hintergrund jedoch analog blieben. Die Grafschaft Bentheim wählte einen anderen Ansatz: „Digitalisierung von innen nach außen“.

Schon 2013 begann der Landkreis mit der Einführung einer digitalen Sozialakte im Jobcenter. Anstatt analoge Abläufe lediglich zu kopieren, wurden Prozesse analysiert und für die digitale Welt optimiert. Dies legte das Fundament für ein durchgängiges digitales Ökosystem, in dem heute tausende Bedarfsgemeinschaften vollständig papierlos verwaltet werden. Das Ergebnis ist eine effizientere Arbeitsweise, bei der physische Aktenordner und manuelle Postwege der Vergangenheit angehören.

Software als Mietmodell und offene Standards

Der Landkreis setzt auf ein Mietmodell für Software, das eine kontinuierliche Anpassung an technologische Innovationen ermöglicht. Dieses Modell bietet den Vorteil, dass neue Funktionen schneller implementiert werden können, als es bei klassischen Kaufmodellen der Fall wäre. Ein zentraler Aspekt der Strategie ist die technologische Offenheit. Durch den Einsatz standardisierter Schnittstellen wie „DokuFIS“ stellt die Verwaltung sicher, dass sie Herr über ihre Daten bleibt und Abhängigkeiten von einzelnen Herstellern vermieden werden.

Pragmatismus beim Onlinezugangsgesetz (OZG)

Anstatt auf zentrale Lösungen von Bund oder Ländern zu warten, hat die Grafschaft eigene digitale Zugänge geschaffen. Gleichzeitig integriert sie konsequent das „Einer für Alle“-Prinzip (EfA). Dabei werden Online-Dienste, die von einem Bundesland entwickelt wurden, für andere Kommunen zur Verfügung gestellt. So bindet der Landkreis beispielsweise EfA-Dienste für das Elterngeld oder den Unterhaltsvorschuss direkt an die eigene E-Akte an. Diese Strategie überzeugte auch die „Taskforce Digitalisierung Niedersachsen“, die den Landkreis als Partner für die landesweite Einführung weiterer Fokusleistungen wie Baugenehmigungen oder Einbürgerungen wählte.

KI als Unterstützung, nicht als Ersatz

Auch Künstliche Intelligenz (KI) findet in der Verwaltung der Grafschaft bereits Anwendung. Ein Beispiel ist der Telefonbot „Hörbert“, der IT-Supportanfragen bearbeitet und bei Bedarf automatisch Tickets erstellt. Im Gesundheitsamt unterstützt der Bot ebenfalls bei der Kommunikation.

Bei der Nutzung von Large Language Models (LLM) verfolgt der Landkreis einen strengen „Human-in-the-Loop“-Ansatz. Die KI dient lediglich als Werkzeug zur Recherche und Zusammenfassung von Informationen. Die finale Entscheidungsgewalt und Verantwortung verbleiben in jedem Fall bei den Mitarbeitenden. Damit begegnet der Landkreis erfolgreich den Risiken wie Datenschutzbedenken oder der Gefahr von Halluzinationen bei KI-generierten Inhalten.

Die Erfolge der Grafschaft Bentheim verdeutlichen, dass eine erfolgreiche Digitalisierung weniger von technischer Ausstattung als vielmehr von einer konsequenten Prozessoptimierung und einer pragmatischen Umsetzungsstrategie abhängt.