heise+ | Wie Behörden sich aus der Abhängigkeit von Microsoft befreien

Der Wandel in der öffentlichen Verwaltung

Die deutsche öffentliche Verwaltung befindet sich in einem schleichenden, aber stetigen Transformationsprozess. Über Jahre hinweg war der IT-Betrieb in Behörden und staatlichen Institutionen fest in der Hand von Microsoft. Trotz politischer Debatten über digitale Souveränität und die Notwendigkeit, sich von globalen Tech-Giganten unabhängig zu machen, blieb der Staat lange Zeit bei den gewohnten Office-Paketen. Doch die aktuelle Lage zeigt ein differenzierteres Bild: Während die Abhängigkeit von Microsoft-Produkten in der Breite weiterhin besteht, vollziehen immer mehr öffentliche Stellen den Schritt hin zu freien Softwarelösungen. Dabei reicht das Spektrum von kleinen Kommunen bis hin zu ganzen Landesverwaltungen. Die treibende Kraft hinter dieser Entwicklung ist das Bestreben, die Kontrolle über die eigene IT-Infrastruktur zurückzugewinnen und die Abhängigkeit von proprietären Cloud-Diensten zu verringern. Der Prozess ist jedoch langwierig und von zahlreichen technischen sowie organisatorischen Herausforderungen geprägt, die eine grundlegende Umstellung der Arbeitsweise erfordern.

Der aktuelle Stand der Migration

Die nackten Zahlen verdeutlichen, dass der Umstieg erst am Anfang steht. Laut aktuellem Kenntnisstand haben Behörden bundesweit lediglich für etwa 200.000 Nutzer das Cloud-Paket openDesk abonniert. Diese Lösung wird vom Zentrum für Digitale Souveränität (ZenDiS), einer bundeseigenen Einrichtung, bereitgestellt und als direkte Alternative zu Microsoft-Produkten positioniert. Im Vergleich zum Oktober 2025 bedeutet dies einen Zuwachs von lediglich 40.000 Anwendern. Angesichts der Tatsache, dass der öffentliche Dienst in Deutschland rund 5,5 Millionen Beschäftigte umfasst, von denen der Großteil täglich am PC arbeitet, ist der Marktanteil von openDesk noch als gering einzustufen. Dennoch ist eine Dynamik erkennbar. Immer mehr Institutionen kommunizieren öffentlich, dass sie ihre Abhängigkeit von Microsoft-Lösungen reduzieren oder den vollständigen Ausstieg planen. Die Entwicklung verläuft dabei nicht flächendeckend, sondern in Form von punktuellen, aber bedeutsamen Projekten, die als Vorbilder für andere Behörden dienen könnten.

Schleswig-Holstein als Vorreiter

Eine zentrale Rolle bei diesem Umbruch nimmt das Bundesland Schleswig-Holstein ein. Es gilt als Pionier, da es bereits im Herbst 2025 den entscheidenden Schritt wagte, sein Mailsystem von Microsoft Exchange auf das quelloffene open-Xchange umzustellen. Parallel dazu vollzog die Landesverwaltung eine umfassende Migration bei der Bürosoftware: Etwa 80 Prozent der Nutzer wurden von Microsoft Office auf LibreOffice umgestellt. Dieses Vorgehen gilt als einer der bisher konsequentesten Ansätze in der deutschen Verwaltung. Andere Bundesländer folgen diesem Beispiel nun mit unterschiedlichen Schwerpunkten. Mecklenburg-Vorpommern hat beispielsweise Microsoft SharePoint durch Nextcloud ersetzt und verfolgt das klare Ziel, auch Microsoft Office langfristig vollständig abzulösen. Diese Schritte signalisieren eine wachsende Bereitschaft der Landesregierungen, den IT-Betrieb auf eine Basis zu stellen, die nicht mehr von den Lizenzmodellen und Produktzyklen eines einzelnen US-amerikanischen Herstellers dominiert wird.

Die Akteure und ihre Rollen

Die Akteure in diesem Prozess sind vielfältig. Auf Bundesebene spielt das Zentrum für Digitale Souveränität (ZenDiS) eine entscheidende Rolle, da es die notwendige Software-Infrastruktur bereitstellt. Gleichzeitig testen Mammutbehörden wie die Bundesagentur für Arbeit, die Deutsche Rentenversicherung und die Bundeswehr die freie Office- und Kollaborations-Suite openDesk. Diese Tests sind von großer Bedeutung, da sie zeigen, ob die Software den hohen Anforderungen komplexer und großskaliger Behördenstrukturen gerecht wird. Auf Länderebene sind es vor allem die Regierungen, die den Kurs vorgeben. In Baden-Württemberg zeigt sich bereits ein Erfolg: Rund 85.000 Lehrkräfte nutzen dort openDesk für ihre tägliche Arbeit, vom Mailverkehr bis hin zur gemeinsamen Dokumentenbearbeitung. Auch an der Basis, in kleineren Kommunen, ist ein Trend zur Umstellung spürbar, was darauf hindeutet, dass die Akzeptanz für Open-Source-Lösungen über alle Verwaltungsebenen hinweg wächst.

Einordnung der digitalen Souveränität

Einzuordnen ist diese Entwicklung als ein Ringen um die digitale Souveränität des Staates. Den Berichten zufolge ist die Abhängigkeit von Microsoft trotz zahlreicher politischer Sonntagsreden und der Bedrohungslage durch internationale politische Spannungen, wie sie etwa unter der Administration von Donald Trump thematisiert wurden, weiterhin massiv. Die Umstellung ist keineswegs nur eine technische Frage, sondern eine strategische Entscheidung. Die Abhängigkeit von einem einzigen Anbieter birgt Risiken hinsichtlich der Datensicherheit, der Kostenkontrolle und der langfristigen strategischen Handlungsfähigkeit. Die bisherigen Erfolgsmeldungen sind jedoch als erste Schritte zu verstehen. Kritiker und Experten weisen darauf hin, dass die Migration von komplexen IT-Systemen in Behörden mit erheblichen Reibungsverlusten verbunden ist. Die Umstellung erfordert nicht nur neue Software, sondern auch eine Anpassung der internen Prozesse und eine Schulung der Mitarbeiter, die über Jahre an die Microsoft-Umgebung gewöhnt waren.

Offene Fragen zur Skalierbarkeit

Obwohl die ersten Schritte gemacht sind, bleiben zahlreiche Fragen offen. Der Quelltext lässt beispielsweise offen, wie die langfristige Finanzierung der Migration und der Betrieb der neuen Systeme in allen Bundesländern sichergestellt werden soll. Ebenso bleibt unklar, welche spezifischen technischen Hürden bei der Migration der bereits genannten Mammutbehörden wie der Bundeswehr oder der Rentenversicherung auftreten könnten. Es wird nicht explizit beantwortet, wie die Interoperabilität zwischen den verschiedenen, teils noch im Umbruch befindlichen Systemen der Länder und des Bundes gewährleistet wird. Auch die Frage nach der Akzeptanz bei den Anwendern, die ihre gewohnten Arbeitsabläufe ändern müssen, wird nur am Rande berührt. Es ist zudem nicht ersichtlich, welche konkreten Zeitpläne für die vollständige Ablösung von Microsoft-Produkten in den Bundesländern existieren, die bisher nur Teilmigrationen vorgenommen haben. Die Lücke zwischen dem politischen Willen zur Souveränität und der tatsächlichen technischen Umsetzung bleibt somit ein zentraler Punkt, der weiterer Beobachtung bedarf.

Ausblick auf kommende Schritte

Wie es weitergeht, lässt sich an konkreten Ankündigungen ablesen. Thüringen plant beispielsweise für September den Rollout von openDesk an 1000 Arbeitsplätzen, um die Software im produktiven Betrieb zu testen. Dies ist ein wichtiger Gradmesser für die Skalierbarkeit der Lösung. Zudem ist zu erwarten, dass weitere Behörden nachziehen, sobald die Erfahrungen aus den aktuellen Pilotprojekten vorliegen. Die Bundesbehörden, die derzeit in der Testphase stecken, werden in den kommenden Monaten entscheiden müssen, ob sie die Migration in die Breite tragen. Auch das ZenDiS hat bereits angekündigt, openDesk in Zukunft modularer zu gestalten und für den Privatsektor zu öffnen, was die Marktdurchdringung erhöhen könnte. Die kommenden Monate werden zeigen, ob die bisherigen Erfolge in Schleswig-Holstein und Baden-Württemberg als Blaupause für den gesamten öffentlichen Dienst dienen können oder ob die technische Komplexität in anderen Bereichen zu Verzögerungen führen wird.