Personalabteilung: Ein Siebtel der Firmen schreibt Arbeitszeugnisse mit KI

Der aktuelle Stand der KI-Integration in deutschen Personalabteilungen

Die digitale Transformation der deutschen Wirtschaft schreitet voran, doch in einem sensiblen Bereich wie dem Personalwesen vollzieht sich der Wandel nur in einem moderaten Tempo. Aktuelle Erhebungen des Digitalverbands Bitkom verdeutlichen, dass Unternehmen zwar ein erhebliches Interesse an der Implementierung künstlicher Intelligenz (KI) in ihren HR-Prozessen zeigen, die tatsächliche Umsetzung in der täglichen Praxis jedoch von einer ausgeprägten Zurückhaltung geprägt ist. Ein besonders markantes Beispiel für diese Entwicklung ist die Erstellung von Arbeitszeugnissen. Hier greifen mittlerweile etwa 14 Prozent der befragten Firmen auf KI-gestützte Werkzeuge zurück. Dabei handelt es sich um einen Bereich, der traditionell einen hohen manuellen Aufwand erfordert und nun durch automatisierte Prozesse effizienter gestaltet werden soll. Dennoch zeigt sich, dass die Mehrheit der Unternehmen noch abwartet. Die Datenbasis für diese Erkenntnisse liefert eine repräsentative Umfrage, bei der 602 Unternehmen in Deutschland mit mindestens drei Beschäftigten befragt wurden. Die Ergebnisse zeichnen ein Bild einer Branche, die zwischen dem Wunsch nach technologischer Modernisierung und der Notwendigkeit einer vorsichtigen, rechtssicheren Vorgehensweise abwägt.

Detaillierte Einblicke in die Anwendungsfelder und Wachstumsraten

Betrachtet man die spezifischen Einsatzgebiete von KI in der Personalverwaltung, so lassen sich deutliche Unterschiede in der Verbreitung feststellen. Das derzeit am weitesten verbreitete Feld ist die individuelle Weiterbildung der Beschäftigten. Hier stieg der Anteil der Unternehmen, die KI-Technologien nutzen, von 12 Prozent im Jahr 2024 auf nunmehr 16 Prozent an. Ein weiteres Potenzial wird in der Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gesehen: Hier liegt die aktuelle Nutzungsquote bei 14 Prozent, was einem Anstieg um drei Prozentpunkte gegenüber dem Vorjahr entspricht. Ein besonders dynamisches Wachstum zeigt sich bei der Bewertung der Arbeitsbelastung. Während im Jahr 2024 lediglich sechs Prozent der Unternehmen KI für diesen Zweck einsetzten, hat sich dieser Wert auf 13 Prozent mehr als verdoppelt. Ebenfalls 13 Prozent der Firmen nutzen KI mittlerweile für die automatisierte Beantwortung interner Anfragen, während 12 Prozent die Technologie zur Leistungsbewertung heranziehen. Diese Zahlen verdeutlichen, dass die Anwendungsmöglichkeiten breit gefächert sind und sukzessive in verschiedene Teilbereiche der Personalarbeit vordringen, wenngleich die absolute Durchdringung in vielen Feldern noch im einstelligen oder niedrigen zweistelligen Bereich verharrt.

Der historische Kontext und die Entwicklung der Akzeptanz

Die Entwicklung hin zum Einsatz von KI im Personalwesen ist kein plötzliches Phänomen, sondern das Ergebnis eines kontinuierlichen Prozesses, der durch die zunehmende Leistungsfähigkeit der Algorithmen und die steigende Verfügbarkeit entsprechender Softwarelösungen vorangetrieben wird. Noch vor kurzer Zeit waren viele der genannten Anwendungen, wie die automatisierte Leistungsbewertung oder die Analyse der Arbeitsbelastung, in der Breite der deutschen Unternehmenslandschaft kaum vorstellbar oder technisch nicht ausgereift genug. Der Vergleich der Daten aus dem Jahr 2024 mit den aktuellen Werten zeigt jedoch eine klare Aufwärtstendenz. Unternehmen beginnen zunehmend, die Potenziale in der Effizienzsteigerung zu erkennen. Dennoch ist der Weg von der theoretischen Vorstellung zur praktischen Anwendung lang. Während beispielsweise nur 14 Prozent der Unternehmen KI für Arbeitszeugnisse nutzen, geben weitere 52 Prozent an, grundsätzlich an dieser Technologie interessiert zu sein. Diese Diskrepanz zwischen Interesse und tatsächlicher Nutzung ist ein zentrales Merkmal der aktuellen Phase der digitalen Transformation in deutschen Personalabteilungen.

Die Akteure und die Rolle der regulatorischen Rahmenbedingungen

Die Entscheidungsträger in den Unternehmen sehen sich mit komplexen Herausforderungen konfrontiert. Auf der einen Seite steht der Druck, durch technologische Innovationen wettbewerbsfähig zu bleiben und administrative Prozesse zu verschlanken. Auf der anderen Seite stehen die Akteure vor der Aufgabe, die Einhaltung strenger Datenschutzvorgaben zu gewährleisten. Laut Bernhard Rohleder, dem Hauptgeschäftsführer des Bitkom, ist die Hemmschwelle für den Einsatz von KI im Personalbereich deutlich höher als in anderen Unternehmensbereichen. Dies liegt vor allem an der Sensibilität der verarbeiteten Daten. Zudem spielt die regulatorische Unsicherheit eine entscheidende Rolle. Rohleder verweist explizit auf den AI Act der Europäischen Union. Dieser stuft bestimmte KI-Anwendungen im Personalwesen als Hochrisiko-Systeme ein, was bei vielen Firmen zu einer abwartenden Haltung führt. Die Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Prozesse den Anforderungen dieses Gesetzes entsprechen, was eine gründliche Prüfung der eingesetzten Systeme und eine entsprechende Anpassung der internen Richtlinien erforderlich macht.

Einordnung der aktuellen Marktsituation

Einzuordnen ist die aktuelle Situation als eine Phase der Konsolidierung und der vorsichtigen Erprobung. Den Berichten zufolge ist das Interesse zwar groß, doch die Sorge vor rechtlichen Konsequenzen und Reputationsrisiken überwiegt bei vielen Entscheidern noch die Euphorie über die technologischen Möglichkeiten. Die Tatsache, dass bei vielen Anwendungen – wie etwa der Einarbeitung neuer Mitarbeiter – noch 36 Prozent der Unternehmen angeben, sich den Einsatz in der Zukunft vorstellen zu können, deutet auf ein erhebliches Nachfragepotenzial hin. Es ist jedoch davon auszugehen, dass die breite Adaption erst dann erfolgen wird, wenn klare Standards für die datenschutzkonforme Nutzung von KI im HR-Bereich etabliert sind. Die Einstufung als Hochrisiko-System durch den AI Act fungiert hierbei einerseits als Schutzmechanismus für die Arbeitnehmer, andererseits aber auch als regulatorische Hürde, die von den Unternehmen zunächst technisch und organisatorisch bewältigt werden muss, bevor eine flächendeckende Implementierung stattfinden kann.

Offene Fragen und verbleibende Unsicherheiten

Trotz der detaillierten Datenlage bleiben einige Aspekte der KI-Nutzung in der Praxis unbeantwortet. Der Quelltext macht beispielsweise keine Angaben dazu, welche spezifischen KI-Systeme oder Softwarelösungen von den Unternehmen bevorzugt werden. Es bleibt unklar, ob es sich um proprietäre Eigenentwicklungen oder um Standardlösungen von Drittanbietern handelt. Zudem wird nicht spezifiziert, wie die Unternehmen die Qualität der von der KI erstellten Arbeitszeugnisse oder Leistungsbewertungen sicherstellen. Die Frage, inwieweit menschliche Kontrolle – das sogenannte "Human-in-the-loop"-Prinzip – bei den verschiedenen Prozessen tatsächlich stattfindet und wie diese dokumentiert wird, bleibt offen. Auch die Frage nach der Akzeptanz der KI-generierten Dokumente bei den betroffenen Arbeitnehmern wird nicht thematisiert. Ebenso fehlen Informationen darüber, ob und wie die Unternehmen ihre Mitarbeiter für den Umgang mit diesen neuen Systemen schulen, um die Qualität und Objektivität der KI-gestützten Entscheidungen zu gewährleisten. Die Lücke zwischen der bloßen Nutzung und der qualitativen Ausgestaltung der Prozesse ist somit eine der zentralen Unbekannten in der aktuellen Debatte.