Anzeige: WKSGuard bringt Wächterkontrolle, Wachbuch und Dienstplan in eine App

Transparenzhinweis: Dieser Beitrag ist eine Anzeige. Er wurde im Auftrag des Anbieters erstellt und beruht auf den Angaben von wksguard.de.

Das Problem kennt jeder Sicherheitsdienst

Der Wachmann war da, das steht außer Frage. Nur beweisen lässt es sich am Montagmorgen oft nicht mehr. Der Rundgang steht auf einem Zettel, das Wachbuch liegt im Objekt, die Stunden kommen per Foto vom Diensthandy, und der Auftraggeber fragt nach, warum in der Nacht von Samstag auf Sonntag das Tor offen stand. Viele Bewachungsunternehmen arbeiten mit drei oder vier getrennten Werkzeugen: eines für die Wächterkontrolle, eines für den Dienstplan, eine Excel-Tabelle für die Stunden und ein Ordner für die Berichte. Jede Information wird mehrfach erfasst, und am Monatsende sitzt die Disposition Stunden über der Zusammenführung.

WKSGuard setzt genau dort an. Die Software der S.U.K. Sicherheit GmbH aus Fuldabrück bei Kassel führt Wächterkontrolle, digitales Wachbuch, Einsatzplanung, Zeiterfassung und Berichte in einem System zusammen. Der Leitsatz des Anbieters bringt es auf den Punkt: „Präsenz ist Ihre Leistung. Der Nachweis ist unsere.“

Aus dem eigenen Betrieb entstanden

Anders als viele Branchenlösungen kommt WKSGuard nicht aus einem Softwarehaus, sondern aus einem Sicherheitsdienst. Die Entwickler standen selbst nachts in Tiefgaragen ohne Netz und kannten die schleppenden Nachweisprozesse aus dem Alltag. Nach eigener Aussage gibt es jede Funktion, „weil sie im Dienst gebraucht wurde“. Das erklärt einige Entscheidungen, die auf den ersten Blick ungewöhnlich wirken, etwa den bewussten Verzicht auf QR-Codes an Kontrollpunkten: Ein Aufkleber lässt sich abfotografieren und vervielfältigen, ein NFC-Chip nicht.

Im Dienst: Diensthandy an den Chip halten, mehr nicht

Die Mitarbeiter arbeiten mit der App für Android und iOS auf handelsüblichen Diensthandys. Spezialgeräte, Auslesestationen oder Mietgeräte braucht es nicht.

• Rundgangkontrolle: Kontrollpunkte werden per NFC-Chip erfasst, automatisch und ohne Bedienschritt. Wo kein Chip angebracht werden kann, erkennt die App den Punkt über die GPS-Nähe.
• Digitales Wachbuch: Jedes Ereignis wird mit Zeit, Ort, Foto und Melder gespeichert und ist nachträglich unveränderbar. Meldungen, Kontrollpunkte, Schlüsselübergaben und Interventionen laufen in einer Chronik zusammen.
• Interventionen: Alarmfahrten werden mit Protokoll dokumentiert, vom Eingang der Meldung bis zum Abschluss vor Ort.
• Schlüsselverwaltung: Ausgabe und Rücknahme mit Zeitstempel, damit am Ende klar ist, wer wann welchen Bund hatte.
• Offline-fähig: Jede Erfassung wird zuerst auf dem Gerät gespeichert und überträgt sich selbsttätig nach, sobald wieder Netz da ist, auch nach einem Neustart des Geräts.

In der Verwaltung: ein Datenbestand statt Doppelerfassung

Die Disposition sieht alles im Portal, das in jedem Browser läuft.

• Einsatzplanung mit Blick auf Qualifikationen und Verfügbarkeiten.
• Zeiterfassung, die Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge automatisch berechnet und die Stundenzettel am festgelegten Monatstag an die Lohnbuchhaltung übergibt.
• Mitarbeiterverwaltung mit Nachverfolgung der Sachkunde nach Paragraf 34a und weiterer Qualifikationen.
• Berichte und Nachweise als PDF mit dem eigenen Briefkopf, nach Zeitplan automatisch an den Auftraggeber versendet: Rundgang-, Ereignis- und Einsatzberichte, die keine Rückfragen offenlassen.
• Monatliche Rechnungsentwürfe für Lexoffice, erzeugt aus Dienstplan, Kontrollfahrten und Einsätzen.

Nachweise bleiben laut Anbieter auch dann erhalten, wenn ein Mitarbeiter später gelöscht wird. Für das Bewachungsgewerbe mit seinen Aufzeichnungspflichten nach der Bewachungsverordnung ist das kein Detail, sondern Pflicht.

Datenschutz: keine Dauerortung

Ein häufiger Einwand von Betriebsräten gegen digitale Wächterkontrolle ist die Ortung der Mitarbeiter. WKSGuard erfasst einen Standort nur dort, wo er einen Nachweis begründet: am Kontrollpunkt und am gemeldeten Ereignis. Live-Tracking und Dauerortung finden nicht statt. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland, je Unternehmen strikt getrennt. Den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO stellt der Anbieter bereit.

Für wen sich das eignet

Die Software richtet sich an Sicherheits- und Bewachungsdienste, Revier- und Streifendienste, Werkschutz, Baustellenbewachung, Veranstaltungsschutz und Facility Management. Auch Kommunen, Wohnungsunternehmen und Betreiber von Energieanlagen, die eigene Kontrollgänge nachweisen müssen, gehören zur Zielgruppe.

Preise: pro Mitarbeiter, monatlich kündbar

Der Preis des Grundpakets richtet sich nach der Zahl der Mitarbeiter mit Portal- oder App-Zugang und wird individuell berechnet. Enthalten sind Rundgangkontrolle, digitales Wachbuch, Zeiterfassung, Schlüsselverwaltung, PDF-Berichte, Mitarbeiterverwaltung, die App sowie Einweisung und Begleitung in den ersten Wochen. Weitere Module lassen sich einzeln dazubuchen:

• Dienstplan: 2,90 Euro je Mitarbeiter und Monat
• Führerschein-Kontrolle: 2,50 Euro je Mitarbeiter und Monat
• Team-Nachrichten: 0,90 Euro je Mitarbeiter und Monat
• Radio/Funk: 0,90 Euro je Mitarbeiter und Monat
• White Label: 19,00 Euro pauschal im Monat
• Interventionen: 29,00 Euro pauschal im Monat

Es gibt keine Einrichtungsgebühr, keine Gerätemiete und keine Mindestlaufzeit. Abgerechnet wird taggenau für den Zeitraum, in dem ein Modul aktiv war.

Der Einstieg dauert Minuten, nicht Wochen

Objekte, Kontrollpunkte, Rundgänge, Auftraggeber und Mitarbeiter legt das Unternehmen selbst im Portal an. Ein Objekt mit Rundgang ist nach Angaben des Anbieters in wenigen Minuten eingerichtet. Die Disposition erhält eine Einweisung, die Mitarbeiter im Feld brauchen keine Schulung. Wer von einem anderen System wechselt, startet mit einem sauberen Datenbestand; alte Wachbuchdaten werden nicht importiert.

Kontakt und Demo

Interessierte Unternehmen können unter wksguard.de eine Demo anfordern oder direkt anrufen. Am anderen Ende sitzt kein Callcenter, sondern ein fester Ansprechpartner am Festnetz.

• Anbieter: S.U.K. Sicherheit GmbH, Ederweg 8, 34277 Fuldabrück
• Telefon: +49 561 850 18 217
• Web: wksguard.de, Preise unter wksguard.de/preise/