SAP-Migration: So analysierst du mit Prisma Tausende AfO-Workbooks

Die Herausforderung bei der SAP-Reporting-Modernisierung

Die Modernisierung von SAP-Reporting-Landschaften stellt Unternehmen vor enorme operative Hürden, insbesondere wenn eine Transformation in Richtung Cloud, SAP Analytics Cloud (SAC) oder Datasphere angestrebt wird. Ein zentrales Problem dabei ist der oft über Jahre hinweg gewachsene Bestand an Analysis-for-Office-Workbooks, kurz AfO-Workbooks genannt. Viele IT-Abteilungen und Datenverantwortliche sehen sich mit tausenden oder gar zehntausenden dieser Dokumente konfrontiert, ohne dabei den Überblick über deren tatsächliche Relevanz, Nutzung oder technische Beschaffenheit zu behalten. Dieser Zustand bildet einen sogenannten blinden Fleck im Migrationsprozess. Ohne eine fundierte Bestandsaufnahme ist es nahezu unmöglich, die Komplexität der anstehenden Aufgaben zu erfassen. Die manuelle Sichtung und Bewertung jedes einzelnen Workbooks ist aufgrund des massiven Zeitaufwands und der hohen Fehleranfälligkeit in der Praxis kaum realisierbar. Hier setzt die automatisierte Lösung PRISMA an, die von der INFOMOTION GmbH entwickelt wurde, um genau diese Transparenzdefizite zu beseitigen und den Weg für eine effiziente Migration in die SAP Analytics Cloud zu ebnen.

Funktionsweise und technische Details der PRISMA-Analyse

Der Name PRISMA steht für Portfolio Reporting Intelligence for Story & Migration Acceleration und beschreibt präzise den technologischen Ansatz des Werkzeugs. Anstatt sich auf manuelle Prozesse zu verlassen, die pro Mappe zwischen 15 und 60 Minuten in Anspruch nehmen können, automatisiert PRISMA die Analyse der AfO-Workbooks vollständig. Die Software benötigt lediglich etwa 30 Sekunden bis maximal zwei Minuten pro Mappe, um tiefgreifende Einblicke in die Datenstrukturen zu gewinnen. Dabei werden Queries, komplexe Strukturen, bestehende Hierarchien sowie spezifische Filter automatisiert ausgewertet. Das System identifiziert nicht nur, welche Inhalte tatsächlich genutzt werden, sondern sortiert auch redundante oder veraltete Workbooks aus. Zudem erkennt PRISMA geschäftskritische Berichte, die bei einer Migration keinesfalls verloren gehen dürfen. Das Ergebnis der Analyse ist ein umfassender Report, der sowohl die Coverage als auch eine detaillierte Qualitätsbewertung der Reporting-Landschaft enthält. Durch den Einsatz KI-gestützter Funktionen werden darüber hinaus Layouts, die Navigation innerhalb der Berichte sowie die Abbildung von KPIs optimiert, um eine hohe fachliche Qualität in der Zielumgebung sicherzustellen.

Der Weg von der Bestandsaufnahme zur SAC-Transformation

Die Analyse der bestehenden AfO-Landschaft durch PRISMA ist jedoch lediglich der erste Schritt in einem umfassenderen Transformationsprozess. Ein wesentlicher Vorteil der Lösung liegt in der direkten Nutzbarkeit der gewonnenen Erkenntnisse für die weitere Migrationsstrategie. Unternehmen können auf Basis der automatisierten Ergebnisse fundierte Entscheidungen treffen: Welche Berichte sind für den Geschäftsbetrieb essenziell und müssen zwingend in die neue Umgebung überführt werden? Welche Mappen sind redundant und können ohne Bedenken gelöscht werden? Welche Inhalte erfordern eine grundlegende Überarbeitung, um den modernen Anforderungen der SAC zu entsprechen? PRISMA unterstützt diesen Entscheidungsprozess aktiv, indem es die Grundlage schafft, um in nur wenigen Minuten fachlich korrekte SAC Stories zu generieren. Diese Verknüpfung von detaillierter Bestandsanalyse und der unmittelbaren Beschleunigung der Story-Erstellung stellt einen signifikanten Mehrwert dar. Die manuelle Arbeit, die sonst Monate oder gar Jahre in Anspruch nehmen würde, lässt sich so auf wenige Wochen verkürzen, was die Risiken einer komplexen IT-Transformation deutlich minimiert und den Fokus auf wertschöpfende Aufgaben lenkt.

Die Akteure und ihre Rolle bei der digitalen Transformation

Die INFOMOTION GmbH, ein Beratungsunternehmen mit Hauptsitz in Frankfurt am Main, fungiert als treibende Kraft hinter dieser Lösung. Als Spezialist für Data Performance und Künstliche Intelligenz begleitet das Unternehmen seine Kunden durch den gesamten Lebenszyklus einer Daten-Transformation – von der ersten Analyse der bestehenden Reporting- und Planungslandschaften über die Konzeption der Zielarchitektur bis hin zur praktischen Umsetzung moderner Data- und AI-Lösungen. INFOMOTION kombiniert dabei tiefgreifendes technisches Know-how im SAP-Umfeld mit einer breiten, technologieübergreifenden Expertise, die aus langjähriger Projekterfahrung resultiert. Die Entscheidungsträger in den Unternehmen, die vor der Aufgabe stehen, ihre Reporting-Landschaft zu modernisieren, profitieren von der klaren Priorisierung, die PRISMA ermöglicht. Durch die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Partner wie INFOMOTION erhalten Unternehmen nicht nur ein technisches Werkzeug, sondern auch die notwendige methodische Unterstützung, um Zeit, Budget und personelle Ressourcen gezielter einzusetzen. Die Transparenz, die durch PRISMA geschaffen wird, dient somit als strategisches Instrument, um den komplexen Pfad zur SAP Analytics Cloud erfolgreich zu beschreiten.

Einordnung der technologischen Bedeutung

Einzuordnen ist der Einsatz von PRISMA als eine notwendige Antwort auf die zunehmende Komplexität in gewachsenen IT-Landschaften. Den Berichten zufolge stellt die schiere Menge an AfO-Workbooks für viele Organisationen ein unüberwindbares Hindernis dar, das den Fortschritt bei Cloud-Projekten blockiert. Die Automatisierung durch PRISMA ist in diesem Kontext nicht nur als Effizienzsteigerung zu verstehen, sondern als ein entscheidender Faktor für die Qualität der neuen Reporting-Umgebung. Durch die KI-gestützte Optimierung von Layouts und KPIs wird sichergestellt, dass die neue SAC-Umgebung nicht einfach nur eine Kopie des alten Bestands ist, sondern eine verbesserte, performantere und fachlich präzisere Lösung darstellt. Die Reduktion des Analyseaufwands von Monaten auf wenige Wochen ermöglicht es Unternehmen zudem, ihre Migrationsplanung deutlich agiler zu gestalten. Dies ist ein entscheidender Wettbewerbsvorteil, da die Bindung von Ressourcen an langwierige manuelle Bestandsaufnahmen die Innovationskraft in anderen Bereichen der digitalen Transformation schwächt. PRISMA fungiert somit als Katalysator, der die Brücke zwischen der Legacy-Welt der AfO-Workbooks und der modernen, cloudbasierten Analytics-Zukunft schlägt.

Die verbleibenden Herausforderungen und offenen Fragen

Obwohl PRISMA den Prozess der Analyse und Migration erheblich beschleunigt, gibt es Aspekte, die über die reine technische Auswertung hinausgehen und im vorliegenden Kontext nicht explizit adressiert werden. So bleibt beispielsweise offen, wie das Tool mit hochgradig individualisierten, proprietären Makro-Strukturen in alten Workbooks umgeht, die über den Standard hinausgehen. Auch die Frage nach der notwendigen Schulung der Anwender, die nach der Migration mit den neuen SAC Stories arbeiten müssen, wird nicht detailliert beantwortet. Zudem stellt sich die Frage, wie die Integration in spezifische, hochkomplexe Berechtigungskonzepte der bestehenden SAP-Systeme bei der automatisierten Story-Generierung gelöst wird. Da PRISMA als Werkzeug zur Transparenzschaffung und Beschleunigung konzipiert ist, bleibt die strategische Entscheidung über die fachliche Neuausrichtung der Berichte weiterhin in der Hand der jeweiligen Fachabteilungen. Das Tool liefert zwar die Datenbasis für diese Entscheidungen, ersetzt jedoch nicht den fachlichen Diskurs darüber, welche Kennzahlen für die zukünftige Unternehmenssteuerung tatsächlich relevant sind. Diese Lücken in der Beschreibung verdeutlichen, dass PRISMA ein mächtiges Werkzeug ist, aber dennoch in ein umfassendes Change-Management-Konzept eingebettet werden muss.

Der weitere Weg der Migration

Der Prozess der Migration ist mit der Analyse durch PRISMA in eine klare Bahn gelenkt. Die nächsten Schritte für Unternehmen bestehen darin, auf Basis der erstellten Analyse-Reports eine verbindliche Migrations-Roadmap zu definieren. Da PRISMA die Grundlage für die SAC Story-Generierung liefert, können Unternehmen unmittelbar mit der Neugestaltung ihres Reportings beginnen. Der Zeitplan wird dabei maßgeblich durch die Priorisierung bestimmt, die das Tool bei der Identifikation von geschäftskritischen Inhalten vornimmt. Es ist zu erwarten, dass Unternehmen zunächst jene Bereiche migrieren, die das höchste Potenzial für eine schnelle Wertschöpfung in der Cloud bieten. Die ausstehenden Entscheidungen betreffen primär die inhaltliche Gestaltung der neuen Dashboards und die finale Abnahme durch die Fachbereiche. Durch die beschleunigte Vorbereitung mittels PRISMA gewinnen die Projektteams wertvolle Zeit, die sie in die Feinabstimmung der neuen Reporting-Logiken investieren können. Die Transformation zur SAP Analytics Cloud ist somit kein statisches Projekt mehr, sondern ein dynamischer Prozess, der durch die automatisierte Datenanalyse kontinuierlich vorangetrieben wird.